Le/La Responsable de la Conformité est chargé(e) de piloter le développement, la mise en œuvre et le suivi du dispositif de conformité du bureau pays de FHI 360 en République démocratique du Congo, en veillant à son application cohérente à l’ensemble des projets mis en œuvre dans le pays. Il/elle garantit le respect des politiques et procédures internes, des politiques, des procédures et des exigences des bailleurs ainsi que la législation nationale afin de préserver l’intégrité des opérations et de protéger les intérêts de l’organisation.
A ce titre, il/elle identifie les écarts de conformité, en analyse les causes profondes et formule des recommandations visant à renforcer les processus et contrôles internes. Il/elle gère l’évaluation des risques de conformité, élabore des plans de mise en conformité et veille au respect des référentiels et exigences applicables, notamment les principes comptables (GAAP), les normes de comptabilité (CAS) et les réglementations fédérales américaines relatives aux acquisitions (FAR), les règles de gestions des subventions du gouvernement américain (2 CFR 200) et la législation congolaise.
Il/elle pilote la fonction conformité du bureau pays, assure le suivi des risques et des performances à travers l’élaboration de rapports dédiés, et collabore étroitement avec la direction pays, les directeurs de projet et les équipes Finance, Opérations, Subventions, Ressources Humaines et Programmes afin de renforcer les mécanismes de contrôle interne et d’améliorer l’efficacité opérationnelle de l’organisation.
Nous recherchons un candidat idéalement basé à Kinshasa, Goma ou Bunia.
Responsabilités principales
- Élabore, met à jour et déploie le cadre de conformité du bureau pays (politiques, procédures, outils) et veille à son application cohérente dans l’ensemble des projets mis en œuvre en RDC.
- Assure une veille régulière des exigences des bailleurs, notamment les règlementations du gouvernement américain, les dispositions contractuelles, les politiques internes de FHI 360 et la législation congolaise applicable (droit du travail, fiscalité, réglementation applicable aux ONG, protection des données) et diffuse systématiquement les mises à jour aux équipes concernées.
- Conduit les évaluations des risques de conformité, met à jour le registre des risques de conformité du bureau pays et élabore, coordonne et suit les plans d’action correctifs.
- Réalise des revues de conformité périodiques par projet (finances, achats et logistique, ressources humaines, subventions, gestion des biens) et assure la mise en œuvre des recommandations formulées.
- Veille au respect des exigences spécifiques à chaque accord de financement (conditions particulières d’attribution, approbations préalables, éligibilité des coûts) en coordination avec les Directeurs de projet et les équipes Finance, Subventions et Opérations.
- Contrôle l’éligibilité et l’intégrité des partenaires, des fournisseurs et du personnel notamment au regard des listes d’exclusion et de sanctions, des conflits d’intérêts et des exigences relatives à la lutte contre le financement du terrorisme.
- Supervise l’application du Code de conduite et des politiques relatives à l’éthique, la lutte contre la fraude, la prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PEAS) ainsi que la protection des lanceurs d’alerte. Veille à la réception, au traitement et à la remontée des signalements au siège de FHI 360 et aux bailleurs dans les délais requis.
- Apporte un conseil technique à la direction pays et aux directeurs de projet sur les questions de conformité à toutes les étapes du cycle de vie des projets, de leur démarrage à leur clôture.
- Conçoit et dispense des formations et des actions de sensibilisation à la conformité, à l’attention du personnel de FHI 360 et des partenaires de mise en œuvre.
- Elabore des rapports périodiques et des tableaux de bord présentant les principaux indicateurs, tendances et risques en matière de conformité à l’attention de la direction pays et du siège.
- Assure la coordination avec les équipes compétentes au siège de FHI 360 (Conformité, Juridique, Contrats et Subventions) pour le traitement des questions complexes, des demandes de dérogations et des modifications de politiques.
Complexité et résolution de problèmes
- Élabore et pilote le plan de conformité du bureau pays, en définissant les objectifs et les principaux domaines de risque à couvrir pour l’ensemble des projets.
- Analyse des problématiques complexes impliquant des enjeux financiers, opérationnels, programmatiques et réglementaires, et propose des solutions innovantes et pragmatiques adaptées aux différents projets et bailleurs.
- Examine les processus opérationnels et les dispositifs de contrôle interne afin d’identifier les faiblesses, les risques potentiels et les possibilités d’amélioration de l’efficacité organisationnelle.
- Fait preuve de discernement et jugement professionnel dans l’interprétation et l’application des exigences, parfois divergentes, entre les différents bailleurs, FHI 360 et la réglementation congolaise.
Autonomie et impact
- Pilote l’ensemble du processus de gestion de la conformité, y compris la définition du périmètre jusqu'à l'analyse des résultats, la formulation des recommandations et la finalisation des rapports.
- Prend des décisions susceptibles d’avoir un impact significatif sur les opérations, la conformité règlementaire, l’intégrité financière et la performance organisationnelle.
- Examine et valide les constats et les recommandations issus des revues de conformité avant leur présentation à la direction pays.
- Identifie les besoins en matière de renforcement des contrôles internes et recommande la mise en place de nouvelles mesures ou l'amélioration des dispositifs existants, en cohérence avec les objectifs de l'organisation et les exigences applicables.
Collaboration et interactions
- Collabore avec les bailleurs, les équipes de conformité du siège de FHI 360 et les autorités congolaises compétentes, afin de garantir la préparation du bureau pays aux visites de suivi, aux inspections et aux contrôle réglementaires.
- Travaille en étroite collaboration avec les directeurs de projet, les responsables de départements et la direction pour assurer la mise en œuvre effective des recommandations et le renforcement des contrôles internes.
- Communique de manière claire et efficace les résultats des revues de conformité, les risques identifiés et les recommandations en découlant aux dirigeants et aux parties prenantes concernées.
- Maintient des relations de travail régulières et constructives avec les équipes internes, les partenaires de mise en œuvre, les bailleurs, les organismes de réglementation et les autres parties prenantes clés afin de promouvoir une culture de conformité en constante amélioration.
Management & Supervision
- Assure le leadership, l’encadrement et la formation de l’équipe conformité, le cas échéant, en veillant à l’efficacité et à la qualité de ses activités.
- Planifie et coordonne les activités et les revues de conformité, repartit les responsabilités et assure le suivi de l’exécution budgétaire de la fonction.
- Encadre les membres de l’équipe en leur proposant des conseils techniques et un soutien dans la planification, l’exécution et la rédaction des rapports de conformité.
- Veille à l'actualisation régulière des connaissances de l'équipe sur les exigences réglementaires, les dispositifs de contrôle interne et les politiques et procédures de FHI 360, notamment au moyen de formations régulières.
- Exécute toute autre tache relevant de son poste.
Formation et expérience
- Master ou équivalent international en droit, comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Au moins 7 ans d’expérience en conformité, gestion des risques, gestion de subventions ou de contrats, ou reporting financier, incluant le travail avec des systèmes financiers automatisés.
- Expérience significative des contrats gouvernementaux, des réglementations fédérales et des normes de comptabilité analytique (CAS).
- Expérience dans la conception et la mise en œuvre de cadres de conformité et d’évaluations des risques, avec des réalisations démontrées dans l’amélioration de la conformité dans un environnement multi-projets et multi-bailleurs.
- Certification Certified Compliance & Ethics Professional (CCEP), Certified Grants Management Specialist (CGMS), Certified Public Accountant (CPA) ou certification équivalente, fortement souhaitée.
Qualifications souhaitées
- Une expérience de travail au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG) ou d’une organisation internationale est fortement souhaitée.
- Connaissance approfondie des normes financières et de conformité applicables aux financements des bailleurs.
- Familiarité avec les normes et les bonnes pratiques internationales en matière de conformité, d’éthique et de gestion des risques.
Connaissances et compétences
- Connaissance approfondie des lois et réglementations fédérales américaines applicables aux financements du gouvernement américain, ainsi que de la législation congolaise, ayant une incidence sur la conformité, les contrôles financiers et la gestion des risques.
- Bonne compréhension de la structure organisationnelle, des politiques, des procédures et des pratiques de gestion de FHI 360, ainsi que de leurs implications financières et opérationnelles.
- Connaissance approfondie des principes comptables généralement reconnus (GAAP), des normes de comptabilité analytique (CAS), des réglementations fédérales sur les acquisitions (FAR), des règles de gestion des subventions du gouvernement américain (2 CFR 200) et des pratiques comptables gouvernementales.
- Expertise dans l’élaboration de cadres et de programmes de conformité, la gestion des évaluations des risques et la mise en œuvre des processus de conformité.
- Excellentes compétences en analyse, en leadership et en gestion de projets.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de mobiliser et d'accompagner des équipes et de collaborer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes de différents niveaux.
- Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ; bonne maîtrise de l’anglais.
- Sens élevé de l'éthique et de l'intégrité, discrétion professionnelle et capacité à gérer des informations confidentielles et sensibles.
Déplacements
- A hauteur de 25 % à l’échelle nationale, essentiellement vers Goma, Bunia et Lubumbashi.
Technologies et outils utilisés
- Ordinateur portable, applications Microsoft (notamment Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable et autres technologies mobiles, ainsi que les équipements de bureau courants.
Critères Minima de Recrutement
FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tout(e) candidat(e) intéressé(e) est prié(e) de soumettre sa lettre de motivation ainsi que son Curriculum Vitae détaillé mis à jour (titre, fonctions occupées, période, tâches et responsabilités) avec au moins trois références professionnelles vérifiables (avec mention de leurs fonctions, adresses électroniques et numéros de téléphone), ainsi que les copies des Diplômes, Attestations de fin de services rendus.
Les candidats intéressés doivent postuler à partir du site web de l’organisation : https://www.fhi360.org/careers.
The expected hiring salary range for this role is USD 37,000 - 55,000 annually for gross salary (basic and allowances) for national local hire; When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.
FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.
FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.
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