Coordonnateur des appels d'offres

Chez Lyft, notre mission est de servir et de connecter. Nous y parvenons en favorisant un environnement de travail où chacun trouve sa place et a la possibilité de s'épanouir.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des appels d'offres est la pierre angulaire de l'équipe. En collaboration avec les responsables et les spécialistes des appels d'offres, il/elle veille à ce que chaque appel d'offres suive un processus rigoureux et bien géré, garantissant ainsi le respect des délais, la clarté des attentes pour chaque contributeur et l'absence d'oublis. Ce poste est axé sur la coordination des processus et des projets, et non sur la stratégie ou le contenu. Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne très organisée, minutieuse et proactive : capable de structurer des situations complexes, de gérer simultanément de nombreux éléments et d'assurer le suivi auprès de ses collègues au sein de l'entreprise pour assurer la progression des projets. Ce poste représente un excellent tremplin pour une personne souhaitant évoluer dans le domaine de la gestion des appels d'offres.

Responsabilités: 

• Soutien à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres
  • Fournir du soutien aux gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans d'action à rebours à partir de la date de soumission, y compris les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité.
  • Créer et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres.
  • Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier.
• Aide à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres
  
  • Appuyer les gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans de soumission structurés à rebours à partir de la date de dépôt, incluant les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité.
  • Mettre en place et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres.
  • Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier.
• Suivi, relance et responsabilisation
  
  • Assurez le suivi de chaque livrable, responsable et échéance au sein de l'équipe d'appel d'offres et des fonctions associées (juridique, finances, opérations, technique, ventes).
  • Envoyez des rappels clairs et opportuns et assurez un suivi des contributions manquantes afin qu'elles soient complètes et reçues dans les délais.
  • Signalez rapidement au gestionnaire de l'appel d'offres tout retard ou risque d'échéance, en fournissant un résumé clair de l'impact.
  • Conservez un compte rendu des actions et des décisions prises lors des réunions d'appel d'offres et assurez-vous de leur clôture.
• Documentation d'appel d'offres et conformité
  
  • Examiner les documents d'appel d'offres dès leur publication et établir des matrices de conformité et des listes de contrôle des exigences.
  • Assurer le suivi des questions, réponses et addenda des clients, et veiller à ce que
    les modifications soient communiquées à l'équipe et intégrées au plan.
  • Effectuer les derniers contrôles de conformité (formatage, nombre de pages, formulaires obligatoires, signatures, certifications et pièces jointes) avant soumission.
  • Gérer la logistique des soumissions sur les portails clients : inscription, téléchargements et accusés de réception.
• Coordination des réunions et des examens
  
  • Planifiez et organisez des réunions de lancement, des réunions de statut et des séances de révision (par exemple, révisions de l'équipe couleur).
  • Préparez les ordres du jour, faites circuler les documents à l'avance, prenez des notes et distribuez les actions par la suite.
  • Coordonner la disponibilité des réviseurs et consolider les commentaires des réviseurs pour Bid Manager.
• Gestion des documents et du contenu
  
  • Configurez et gérez les dossiers d'offres, le contrôle de version et les conventions de nommage des documents afin que l'équipe travaille toujours à partir de la dernière version.
  • Coordonner l'assemblage, le formatage et la production des documents d'appel d'offres finaux, en travaillant avec des concepteurs ou des rédacteurs si nécessaire.
  • Tenez à jour la bibliothèque de contenu des offres, les modèles, les études de cas, les CV, les certifications et les informations standard sur l'entreprise, en les gardant à jour et faciles à trouver.
• Administration préalable aux appels d'offres et aux pipelines
  
  • Soutenir le processus de pré-appel d'offres et de validation en préparant les documents d'examen, en assurant le suivi des approbations et en consignant les décisions de soumission/refus.
  • Surveiller les portails d'appel d'offres et les sources d'opportunités et consigner les nouvelles opportunités dans l'outil de suivi.
  • Assurer l'exactitude des rapports relatifs aux appels d'offres et aux projets en cours, y compris leur statut, les dates clés et les résultats.
• Amélioration des processus et des leçons apprises
  
  • Contribuer à l'harmonisation des processus, des modèles et des listes de contrôle des appels d'offres pour l'ensemble des projets.
  • Organiser des bilans post-soumission et de résultats (gains/échecs), consigner les leçons apprises et suivre les mesures d'amélioration.
  • Proposer des améliorations concrètes des outils et des méthodes de travail en fonction de leurs forces et de leurs points faibles.

Expérience: 

• 2 à 4 ans d'expérience en coordination, soutien de projet, assistance à la rédaction d'appels d'offres,
• ou en administration, dans un environnement dynamique où les délais sont serrés.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une capacité avérée à gérer plusieurs échéances et priorités simultanément.
• Souci exceptionnel du détail et approche méthodique du suivi et du contrôle des tâches.
• Communication assurée et professionnelle, avec aisance relationnelle avec des collègues de tous les niveaux, y compris les parties prenantes de haut niveau.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office ou Google Workspace (notamment Excel/Sheets et Word/Docs) et maîtrise des outils de suivi de projet.
• Baccalauréat ou expérience professionnelle équivalente.
• Préféré:
  • Expérience en matière d'assistance aux appels d'offres du secteur public ou des marchés publics formels.
  • Maîtrise des outils de gestion de projet (par exemple, Smartsheet, Asana, Monday, Jira) et des plateformes d'e-procurement.
  • Certification APMP Foundation ou formation en coordination de projet (par exemple, CAPM, PRINCE2 Foundation), ou intérêt pour l'obtention de ces certifications.
  • Compétences de base en mise en page et conception de documents.

Avantages:

• Excellente couverture d’assurance santé, dentaire, vision, ainsi que l’assurance vie et prestation d’invalidité
• Programme de soutien en santé mentale
• Soutien à la fertilité et à la planification familiale
• Avantage pour les soins d'animaux de compagnie
• Compte de dépenses de santé (HSA)
• Options de cotisation pour le REER
• En plus des jours fériés observés dans la province, les membres salariés de l’équipe sont couverts par la politique flexible de congés payés de Lyft. La politique permet aux membres de l’équipe de prendre autant de temps qu’ils en ont besoin (avec l’approbation du gestionnaire). Les membres de l’équipe payés à l’heure bénéficient de 15 jours de congés payés, avec un jour supplémentaire pour chaque année de service
• Lyft est fier de soutenir les nouveaux parents avec 18 semaines de congés payés, conçu comme une complémentarité aux programmes gouvernementaux. Les parents biologiques, adoptifs et adoptifs sont tous élus.
• Avantage lié au transport

Lyft s'engage à créer un environnement de travail inclusif qui favorise l'appartenance. Lyft estime que chaque personne a droit à l'égalité des chances en matière d'emploi, sans discrimination fondée sur la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, les croyances, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, l'état matrimonial, la situation familiale, le handicap, l'existence d'un casier judiciaire gracié ou tout autre motif protégé par la loi applicable ou par la politique de l'entreprise. Lyft s'efforce également de créer un lieu de travail sain et sûr et interdit strictement tout harcèlement. Des aménagements pour les personnes handicapées seront fournis sur demande, conformément à la loi applicable, lors du processus de candidature et d'embauche. Veuillez contacter votre recruteur si vous souhaitez faire une telle demande.

Ce poste sera en présentiel selon un calendrier hybride - les membres de l'équipe devront travailler au bureau 3 jours par semaine, les lundis, mercredis et jeudis. De plus, les postes hybrides offrent la flexibilité de travailler de n'importe où pendant un maximum de 4 semaines par an. #Hybrid

La fourchette de salaire de base prévue pour ce poste dans la région de Montréal est de CAD $61,200 - CAD $76,500. Les échelles salariales dépendent de divers facteurs, notamment les qualifications, l'expérience et la situation géographique. L'échelle n'inclut pas les offres d'actions, les primes ou les avantages potentiels. Votre recruteur peut vous fournir plus d'informations sur l'échelle salariale propre à votre lieu de travail et sur d'autres facteurs au cours du processus d'embauche.