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HR Ops Specialist, F at Ivalua in Massy, Normandie | Swiftcruit
HR Ops Specialist (H/F) (Massy - France) Créée en 2000, Ivalua est un leader mondial dans l’édition de solutions cloud de gestion des achats.
NOTRE ENTREPRISE Chez Ivalua, nous sommes une communauté mondiale d'experts convaincus que la transformation numérique rend les chaînes d'approvisionnement plus durables et résilientes, tout en améliorant la collaboration avec les fournisseurs.
Et nous y parvenons grâce à notre plateforme cloud de gestion des dépenses, qui permet à des centaines de grandes marques de gérer leurs dépenses et leurs fournisseurs tout en optimisant leur rentabilité, leur performance ESG (Environnement, Sociale et Gouvernance), de réduire les risques et d’améliorer leur productivité. Animés par nos passions et nourris par nos ambitions communes, nous nous donnons les moyens de relever les défis et de créer des expériences impactantes pour nos clients et notre écosystème partenaire, tout en donnant du sens à nos équipes.
CONTEXTE: Au sein de l’organisation HR, le département HR Ops veille à assurer la fiabilité des processus RH au sein de l’entreprise. Il joue un rôle central dans la qualité de vie au travail, la conformité sociale et la transformation digitale des processus RH, avec une attention particulière portée à l’intégration de l’intelligence artificielle dans les pratiques RH.
RÔLE: Au sein de l’équipe People Operations et sous la responsabilité du Manager, People Operations, le/la Sr People Ops Specialist est un acteur clé de la gestion administrative RH sur le périmètre EMEA. Véritable référent(e) opérationnel(le), il/elle accompagne les collaborateurs tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise, et contribue activement à l’amélioration continue des pratiques RH.
CE QUE VOUS FEREZ CHEZ NOUS
Administration du Personnel
Piloter et sécuriser l’ensemble du cycle de vie contractuels des collaborateurs (contrats de travail, avenants, attestations, conventions de stage, contrats d'apprentissage ), garantissant la conformité sur la Zone EMEA.
Structurer, harmoniser et optimiser les processus d’onboarding et d’offboarding (REQ IT, création trigramme et comptes extranet, affiliations, participation à l’ organisation des semaines d’intégration), avec une logique d’expérience collaborateur et d’efficacité opérationnelle.
Traiter les demandes RH via l'outil de ticketing de l’Extranet et assurer le maintien à jour du système.
Coordonner la relation avec la médecine du travail et piloter les sujets liés à la santé au travail
Sécuriser les moments contractuels sensibles (périodes d’essai, renouvellements, confirmations) en apportant un conseil proactif aux managers et en fiabilisant les pratiques. (Anticipation des échéances, calcul des délais légaux, coordination avec les managers, rédaction des courriers ad hocs.)
Compensation & Benefits / Paie
Assurer l’interface entre les équipes People Ops et Paie afin de garantir la fiabilité et la cohérence des données administratives et des éléments variables.
Participer à l’élaboration de la paye sur des tâches précises (par exemple, pour la France intégration fichiers absences, TR, création fiches salariés en back up de Myriam, pour les autres pays EMEA connaître le process dans Remote)
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures RH et des communications internes (absences, complémentaire santé, CET, etc.).
Contribuer à la structuration et à l’évolution des politiques C&B (avantages sociaux, dispositifs locaux EMEA), avec une approche comparative et orientée marché.
Gestion des Données RH & Reporting
Participer à la mise à jour de nos systèmes: compléter/mettre à jour au fil de l’eau les fiches utilisateurs, créer les comptes extranet…
Exploiter les données issues du ticketing pour identifier des leviers d’optimisation des processus et de réduction de la charge opérationnelle.
Compliance RH / Relations sociales
Participer à la préparation et au suivi des obligations légales liées aux relations individuelles et collectives.
Contribuer activement à la conformité sociale de l’entreprise sur le périmètre EMEA, en assurant une veille réglementaire et en proposant des plans d’adaptation lorsque nécessaire.
Gérer certains sujets sensibles de premier niveau (ruptures, mobilités, transferts), opérationnellement et en apportant une analyse des risques et des recommandations adaptées.
Amélioration continue & projets RH
Définir et déployer une politique QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail) à l’échelle de l’organisation : diagnostic, plan d’actions, indicateurs de suivi (absentéisme, engagement, risques psychosociaux), coordonner les parties prenantes internes et être force de proposition.
Identifier et piloter des projets d’optimisation des processus RH (automatisation, digitalisation, simplification) en lien avec les enjeux business et la feuille de route RH.
Assurer une veille sur les innovations RH (dont l’IA appliquée aux RH) et formuler des recommandations pragmatiques alignées avec les besoins de l’organisation.
VOTRE PROFIL
Compétences Techniques (Hard Skills):
Diplômé(e) d’un Bac +5 en Ressources Humaines avec au minimum 3 ans d’expérience sur un poste similaire dans un environnement international
Maîtrise du droit du travail français et notions de droit social international (EMEA).
Appétence pour les sujets Comp & Ben: capacité d’analyse, force de proposition, mise en place et gestion des dispositifs
Aisance avec les outils HRIS et de gestion RH / paie.
Aisance avec les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word) et les outils collaboratifs.
Capacité à produire des reportings et des tableaux de bord RH fiables.
Forte appétence pour l'intelligence artificielle et les outils digitaux : capacité à identifier des cas d'usage IA pertinents pour la fonction RH (automatisation, assistants conversationnels, analyse de données, génération de documents) et à les expérimenter.
Anglais et Français Fluent
Compétences Comportementales (Soft Skills):
Rigueur et sens de l'organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec fiabilité.
Sens du service et orientation collaborateur : posture de conseil et d'accompagnement.
Discrétion et confidentialité : respect absolu des données personnelles et sensibles.
Proactivité et force de proposition : capacité à identifier des axes d'amélioration et à les porter, notamment sur les opportunités offertes par l'intelligence artificielle dans les processus RH.
Curiosité et esprit d'innovation : intérêt avéré pour l'IA et les nouvelles technologies, volonté de créer et tester de nouveaux outils, de challenger les méthodes existantes et de partager ses découvertes avec l'équipe.
Esprit d'équipe et collaboration transversale : travail en lien avec les équipes Paie, HRBP, IT, managers…
Adaptabilité et agilité : capacité à évoluer dans un environnement dynamique et international.
Aisance relationnelle et communication : capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (collaborateurs, managers, partenaires sociaux, écoles, organismes et institutions publics).
Sens de l'analyse : capacité à interpréter des données RH et à en tirer des conclusions pertinentes.
CE QUI VOUS ATTEND ENSUITE Si votre candidature correspond aux compétences souhaitées pour ce rôle, notre équipe de recrutement vous contactera pour planifier un premier échange téléphonique. Faites un pas de plus vers la réalisation de vos objectifs - postulez dès aujourd'hui ! Un recruteur dédié vous guidera à chaque étape du processus de recrutement. Nous sommes là pour vous accompagner! Notre processus de recrutement est conçu pour évaluer vos compétences à travers une série d'entretiens personnalisés avec nos équipes. Les entretiens se dérouleront virtuellement et en personne dans nos locaux.
CE QUE VOUS TROUVEREZ CHEZ IVALUA Un modèle “Hybride” (3 jours sur site, 2 jours en télétravail), Nous sommes une équipe animée par l’envie de repousser les limites de l'innovation produit et technologique, Société privée en constante croissance, Une entreprise stable et rentable, Chaque semaine, la possibilité de se retrouver tous ensemble autour d’un repas proposé par l’entreprise, S’épanouir en poursuivant ses objectifs à travers un puissant état d’esprit d’équipe, propice à la créativité et productivité, Révéler votre potentiel professionnel grâce à notre programme de formation et de développement de carrière, Rallier une équipe dynamique et internationale composée d’experts dans leurs domaines, et collaborer avec des personnes passionnées par leur travail et guidées par une même vision, Faites l'expérience d'un environnement de travail inclusif ouvert á la diversité, où votre contribution sera appréciée et valorisée, Prenez part aux nombreux événements organisés dans le cadre de l’entreprise ( compétitions sportives, événements musicaux et team building), Plébiscitée par ses collaborateurs, Ivalua a été nommée par la société Comparably (https://www.comparably.com/companies/ivalua) :
Portés par nos différences - Votre énergie est notre force !
Unis par nos valeurs, nous célébrons la diversité et l’équité dans toute leur étendue pour construire un environnement de travail inclusif. Pour aider nos clients à rendre leurs chaînes d’approvisionnement plus efficaces, durables et résilientes, nous comptons sur nos équipes internationales aux parcours, compétences et perspectives divers et variés. Nous croyons en l’égalité des opportunités et en la diversité comme moteurs d’innovation, favorisant un esprit d’inclusivité, un environnement de travail productif et agréable, et en offrant des perspectives de carrière épanouissantes pour tous les Ivaluans.
Explorez la culture Ivalua - visionnez cettevidéo pour en savoir plus !
