Office manager

Твої задачі:

Забезпечувати безперебійну щоденну роботу офісу та комфортні умови для співробітників.
Проводити щоденні обходи офісу: контролювати стан приміщень і переговорних кімнат, чистоту, температурний режим, наявність води, продуктів, канцелярії та інших необхідних матеріалів.
Забезпечувати офіс усім необхідним: продуктами, водою, канцелярією, господарськими товарами, засобами гігієни, аптечками, меблями та офісним обладнанням.
Формувати потребу в закупівлях, працювати з постачальниками, організовувати та контролювати замовлення.
Працювати з місячним бюджетом локації: планувати витрати, контролювати їх та формувати заявки на оплату.
Працювати в 1С: створювати заявки на оплату, проводити видаткові документи та списання товарів.
Контролювати залишки товарів і витратних матеріалів, проводити регулярні інвентаризації та планувати необхідні закупівлі.
Координувати роботу клінінгової компанії.
Взаємодіяти з керуючою компанією бізнес-центру щодо доступів і перепусток, паркінгу, ремонтних та технічних робіт, клімату й інших питань експлуатації офісу.
Контролювати регулярні платежі за оренду та комунальні послуги, своєчасно передавати рахунки на оплату.
Організовувати переїзди команд і окремих співробітників між локаціями: координувати перевізників, логістику, пакувальні матеріали та підготовку робочих місць.
Контролювати комфортний температурний режим в офісі та координувати вирішення питань із вентиляцією та кондиціонуванням із технічною командою та бізнес-центром.
Опрацьовувати внутрішні заявки співробітників та контролювати їх своєчасне виконання.

Що для нас важливо:

Практичний досвід роботи Office Manager / Administrative Manager / Facility Coordinator або на іншій позиції зі схожим функціоналом.
Досвід самостійного ведення адміністративно-господарських процесів офісу.
Впевнене володіння Google Workspace, зокрема Google Sheets та Google Docs.
Досвід роботи з 1С буде перевагою, але не є обов'язковим — готові навчити.
Досвід роботи з Jira або іншими системами управління заявками буде плюсом.
Англійська мова від Intermediate (B1) — переважно для письмової комунікації з міжнародними локаціями.
Вміння працювати в режимі високої багатозадачності, правильно визначати пріоритети та не губитися у великій кількості паралельних запитів.
Самостійність та відповідальність — на локації Office Manager працюватиме автономно.
Сильні комунікаційні навички, сервісність та щире бажання допомагати людям.
Уважність до деталей, структурованість і здатність помічати проблему ще до того, як вона почне впливати на роботу офісу.
Гнучкість та здатність швидко знаходити рішення в нестандартних ситуаціях.

Що пропонуємо:

Роботу з масштабною офісною інфраструктурою та можливість отримати комплексний досвід в office management.
Самостійну зону відповідальності та можливість впливати на те, як працюють адміністративні процеси локації.
Можливість професійного розвитку всередині адміністративної команди.
Структурований онбординг і підтримку досвідчених колег на етапі адаптації.
Графік роботи понеділок–п'ятниця, 09:00–18:00.
Роботу в офісі неподалік м. Почайна (від бізнес-центру курсує shuttle bus до метро).
Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія Сіті резидента.
Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво.
Роботу у вмотивованій команді та zero bullshit culture.
Медичне страхування.
Корпоративну англійську мову.
Компенсацію профільного навчання.
Можливість взяти участь у проєкті бета-тесту систем безпеки Ajax — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу.
Ajax Systems — це українська історія успіху, місце неймовірної сили та енергії. 
Долучайтеся, щоб зробити Made in Ukraine синонімом надійності.