Office Services Operator

Office Services Operator

Salary: €33,000 per annum

Location: Paris

Contract: Permanent, full time

Shifts: 35 hours per week, Monday to Friday rotating shifts (07:00-15:00 / 12:00-20:00) 

Work model: Full time on site

Williams Lea is looking for a Office Services Operator to join our team!

Williams Lea is the leading global provider of tech-enabled business and marketing services helping clients manage and transform processes through resilient, scalable 24/7 operations. We combine deep expertise, agentic AI-embedded workflows, and a global delivery model into a tech-enabled, seamless human expert-in-the-loop experience that helps clients achieve superior business outcomes.

Built on a strong heritage and great client relationships, we harness deep industry expertise, emerging technology and our global “Optishore™” delivery model to plan, build, execute and measure business processes, driving operational agility and digital transformation at speed and scale.

Williams Lea, an RRD company, serves clients in 20 countries across four continents and has 15,000 employees worldwide.

Purpose of the role

The Operator is responsible for delivering a first-class client experience within the client’s Paris office, ensuring the seamless operation of managed document services (Reprographics and Mail). The role-holder is accountable for completing tasks accurately and efficiently, in accordance with the agreed service level agreements (SLAs). This is a hands-on role that requires attention to detail and a strong commitment to client satisfaction.

Key Responsibilities:

Reprographics and Document Production

• Produce, scan and finish documents to client specifications, ensuring accuracy and quality.
• Maintain printing equipment and supplies, troubleshooting or escalating issues where required.

Mailroom and Courier Management

• Manage incoming and outgoing mail, parcels and courier deliveries.
• Prepare, track and dispatch items for shipment.

Records Management and Administrative Support

• Maintain accurate physical and digital filing systems, records and operational logs.
• Support stationery management, data entry and general office administration.

Client Service and Communication

• Build professional client relationships and respond promptly to requests and queries.
• Provide advice on document services and resolve issues efficiently.

Team Collaboration and Compliance

• Work collaboratively to meet team goals and service level agreements (SLAs).
• Follow workplace policies, health and safety requirements, and support process improvements.

Quality Control and Continuous Improvement

• Deliver tasks accurately and on time, maintaining high standards of quality and attention to detail.
• Identify opportunities to improve efficiency, processes and the overall client experience.

Key Requirements

• Previous experience in reprographics, print production, mailroom services, or a similar operational environment.
• Good knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Teams.
• Strong attention to detail with a focus on accuracy and quality.
• Confident using, maintaining and troubleshooting reprographics and mailroom equipment.
• Excellent customer service and communication skills, with a professional, client-focused approach.
• Working knowledge of both French and English is essential.
• Ability to work independently and as part of a team, including under pressure and to tight deadlines.
• Strong problem-solving skills with a proactive approach and willingness to take ownership of tasks.
  

Using AI in your application

We’re happy for you to use AI tools to research us, polish your cv/cover letter, and practice interviews. Please make sure everything you submit reflects your authentic skills and experience.

To keep things fair, please don’t use AI to invent or exaggerate achievements, complete assessments (unless we say it’s allowed), or to generate live interview answers.

Rewards and Benefits

We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being, we offer a comprehensive benefits package.

You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable, challenging and rewarding career with future career development prospects!

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a “protected characteristic” in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at careersatWL@williamslea.com(we do not accept applications to this email address).

View our Privacy Notice https://www.williamslea.com/privacy-statement

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Opérateur(trice) de Services Bureautiques

Salaire: €33,000 par an

Lieu: Paris

Contrat: CDI, temps plein

Horaires: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, horaires variables (7h00-15h00 / 12h00-20h00)

Modèle de travail: Temps plein sur site

Williams Lea recherche un(e) Opérateur(trice) de Services Bureautiques pour rejoindre son équipe !

Williams Lea est le leader mondial des services marketing et commerciaux s’appuyant sur la technologie. Nous aidons nos clients à gérer et transformer leurs processus grâce à des opérations résilientes et évolutives, disponibles 24h/24 et 7j/7. Nous combinons une expertise pointue, des workflows automatisés intégrant l’IA et un modèle de prestation global pour offrir une expérience utilisateur fluide et personnalisée, avec un accompagnement humain, permettant à nos clients d’atteindre des résultats exceptionnels.

Forts d'un solide héritage et de relations clients privilégiées, nous exploitons une expertise sectorielle pointue, les technologies émergentes et notre modèle de prestation global « Optishore™ » pour planifier, concevoir, exécuter et mesurer les processus métier, favorisant ainsi l'agilité opérationnelle et la transformation digitale à grande échelle.

Williams Lea, une société du groupe RRD, accompagne ses clients dans 20 pays sur quatre continents et compte 15 000 collaborateurs à travers le monde.

Objectif du poste

L'opérateur/opératrice est responsable de la qualité de l'expérience client au sein du bureau parisien du client, garantissant le bon fonctionnement des services de gestion documentaire (reprographie et courrier). Il/Elle est chargé(e) d'effectuer ses tâches avec précision et efficacité, conformément aux accords de niveau de service (SLA) convenus. Ce poste opérationnel exige une grande rigueur et un fort engagement envers la satisfaction client.

Principales responsabilités:

Reprographie et production documentaire

• Produire, numériser et finaliser les documents selon les spécifications du client, en garantissant leur exactitude et leur qualité.
• Assurer la maintenance du matériel d'impression et des consommables, et résoudre les problèmes ou les signaler si nécessaire.

Gestion du courrier et des livraisons

• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis et les livraisons par coursier.
• Préparer, suivre et expédier les articles.

Gestion des archives et soutien administrative

• Tenir à jour les systèmes de classement physiques et numériques, les archives et les registres d'activité.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau, la saisie de données et l'administration générale.

Service à la clientèle et communication

• Établir des relations professionnelles avec les clients et répondre rapidement à leurs demandes.
• Conseiller sur les services documentaires et résoudre les problèmes efficacement.

Collaboration et conformité

• Travailler en collaboration pour atteindre les objectifs de l'équipe et respecter les accords de niveau de service (ANS).
• Respecter les politiques de l'entreprise, les règles de santé et de sécurité au travail et contribuer à l'amélioration des processus.

Contrôle de la qualité et amélioration continue

• Réaliser les tâches avec précision et dans les délais impartis, en maintenant des normes élevées de qualité et de souci du détail.
• Identifier les opportunités d'améliorer l'efficacité, les processus et l'expérience client globale.

Exigences clés:

• Expérience préalable en reprographie, production d'imprimés, services de courrier ou dans un environnement opérationnel similaire.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
• Grand souci du détail, avec une attention particulière à la précision et à la qualité.
• Maîtrise de l'utilisation, de la maintenance et du dépannage des équipements de reprographie et de traitement du courrier.
• Excellent sens du service client et de la communication, avec une approche professionnelle et centrée sur le client.
• La maîtrise du français et de l'anglais est indispensable.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, y compris sous pression et dans des délais serrés.
• Solides compétences en résolution de problèmes, avec une approche proactive et une volonté de prendre en charge les tâches.

Utilisation de l'IA dans votre candidature

Nous vous encourageons à utiliser des outils d'IA pour vous renseigner sur notre entreprise, peaufiner votre CV/lettre de motivation et vous entraîner aux entretiens. Veuillez vous assurer que tous les éléments soumis reflètent fidèlement vos compétences et votre expérience.

Afin de garantir l'équité du processus, veuillez ne pas utiliser l'IA pour inventer ou exagérer vos réalisations, effectuer des évaluations (sauf autorisation expresse de notre part) ou générer des réponses en direct lors des entretiens.

Rémunération et avantages sociaux

Nous avons à cœur de soutenir nos collaborateurs, tant dans leur vie professionnelle que personnelle. Dans le cadre de notre engagement en faveur de votre bien-être, nous proposons un ensemble complet d’avantages sociaux.

Vous aurez également l’opportunité de travailler pour une entreprise d’envergure mondiale, déterminée à offrir à chacun de ses collaborateurs un parcours professionnel stimulant, enrichissant et agréable, assorti de perspectives d’évolution!

Égalité et diversité

L’entreprise valorise la diversité au sein de ses effectifs et s’engage à ne pratiquer aucune discrimination fondée sur l’âge, le handicap, la réassignation sexuelle, le statut marital ou de partenariat civil, la grossesse ou la maternité, l’origine ethnique (incluant la couleur, la nationalité et les origines nationales), la religion ou les convictions, le sexe ou l’orientation sexuelle (chacun de ces critères constituant une « caractéristique protégée » au regard du droit relatif à la discrimination). L’entreprise proscrit toute discrimination fondée sur tout autre facteur non pertinent et œuvre à instaurer une culture privilégiant l’ouverture, l’équité et la transparence.

Si vous êtes en situation de handicap et souhaitez postuler via un autre format, ou si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable pour participer à un entretien, veuillez nous contacter à l’adresse suivante: careersatWL@williamslea.com (veuillez noter que les candidatures envoyées à cette adresse ne seront pas prises en compte).

Consultez notre politique de confidentialité: https://www.williamslea.com/privacy-statement