Project Coordinator, Facilities Management – Permanent Full-Time (1.0) / Coordonnateur ou coordonnatrice, planification des installations - poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in paediatric health and is home to nearly 4,500 staff, medical staff, and learners dedicated to helping children and youth live their best lives. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that is provided where, when, and how it is needed. Every year, CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, Western Quebec, Nunavut, and Northern Ontario. Patient satisfaction surveys have several times identified CHEO as the best place for paediatric care in Ontario and Forbes Magazine has twice named the organization as the best place to work in Canadian healthcare. CHEO’s President and CEO, Alex Munter, was awarded favourite CEO of the year by Faces Magazine in 2020.

POSITION SUMMARY

The Project Coordinator position provides an exciting opportunity to deliver capital projects, on time and on budget, while meeting CHEO and client requirements.  You must be self motivated, deadline oriented, builds effective relationships with colleagues and stakeholders.  By assisting in the delivery of projects, you will coordinate the planning, design development, project budget development, implementation and evaluation of key facility projects and initiatives. The Project Coordinator will be responsible for working with key stakeholders to develop project plans, track deliverables, update project status reports on low and high complexity projects while assisting in scope definition, schedule and budget development. Being proactive and highly detailed, the incumbent will have demonstrated experience in project management coordination relative to the fields of architecture, design, mechanical and/or electrical disciplines, have excellent communication (both verbal and written) skill, as well as presentation and networking skills.

The Project Coordinator will report to the Senior Project Manager/ Project Manager and assist with the planning and execution of the end-to-end project delivery. You will be part of a project management team who will liase with various Hospital departments, Ministry of Health, City Building Department, vendors etc. to ensure project timelines, deliverables and budgets are met and, ultimately, leading to project success.

This is an exciting time to join CHEO.  We are currently redeveloping the existing campus buildings to address code compliances while renewing major infrastructures.  Some of our projects include:  Sprinkler system implementation program, AHU Asset renewals, building envelope repairs and renewals, Deep Energy Initiatives, expansion and relocation of various departmental programs, Surgical Operating Room Renewals and the preparation of One Door for Care occupancy.  In addition to some of these major capital projects, we also implement yearly capital expenditure programs such as VAV replacement program, upgrades to our cafeteria, implementation of a lighting upgrade program, and upgrades to our MRI suite and equipment. 

JOB SUMMARY: 

Key Responsibilities:

• Project Planning and Initiation:

  • Development of comprehensive project plans, including scope, budget, schedule, and resource allocation.

  • Assist PM in conducting risk assessment and develop risk registers in consultation with key project stakeholders.

  • Assist PM in coordinating with hospital leadership and department heads to align project goals with organizational objectives.

• Project Execution:

  • Assist PM during all phases of project implementation, from feasibility, design and construction to commissioning, handover, operational readiness and move management.

  • Assist in management of project teams, including architects, engineers, contractors, and subcontractors.

  • Ensure compliance with all regulatory requirements, hospital policies, and safety standards.

• Technical Aspects:

  • Utilize advanced project management software and tools to track progress and manage resources.

  • Understanding the mechanical, electrical, med-gas and other infrastructure elements at the hospital

  • Assist the PM with the integration of sustainable design principles and energy-efficient technologies in project execution.

• Contractual Aspects:

  • Coordinate with CHEO procurement department for procurements of services and FF&E and participate in procurement posting activities, evaluations and award.

  • Development of scope of works and evaluation criteria in support of procurement activities.

  • Assist in Administration of standard contracts such as CCDC, OAA and CHEO service agreements etc.

  • Assist the PM in addressing any contractual disputes or issues promptly and effectively.

• Budget and Change Management:

  • Monitor project budgets and control costs to prevent overruns.

  • Track expenditures, ensuring financial accountability.

  • Undertake the tracking, review and implementation of change management.

• Stakeholder Communication:

  • Serve as the primary point of contact for project stakeholders, including hospital staff, and external stakeholders.

  • Provide regular updates on project status, addressing any issues or concerns promptly.

  • Facilitate effective communication and collaboration among project team members.

• Quality and Performance Monitoring:

  • Implement quality control measures to ensure project deliverables meet specified standards.

  • Conduct regular site inspections and audits to monitor progress and compliance.

  • Address any deviations from project plans and implement corrective actions as needed.

• Reporting Aspects:

  • Prepare detailed project reports, including progress updates, financial summaries, and risk assessments.

  • Oversee maintenance of comprehensive project documentation, including contracts, reports, and records.

  • Ensure all project documentation is accurate, up-to-date, and accessible.

  • Utilize reporting tools and software to generate real-time data and insights for stakeholders.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor's degree in Engineering, Architecture, or a related field OR a combination of Post secondary education experience in the field, and relevant construction projects delivery experience (Essential)

• CAPM (Certified Associate in Project Management) certification or equivalent (Preferred).

• Minimum of 3 years of experience in project management, with a focus on construction project delivery. (Essential)

• Ability to manage multiple projects simultaneously and work effectively under pressure. (Essential)

• Criminal Record Check (Essential)

• Excellent interpersonal and professional communication with internal and external colleagues and stakeholders (Essential)

• Strengths in public speaking and giving demonstrations (Preferred)

• Excellent organizational skills (Essential)

• Excellent MS Office Skills (Essential)

• Computer proficiency in MS Project (Preferred)

• Proficiency in project management software and tools. (Essential)

• Strong analytical and problem-solving abilities. (Essential)

• Ability to build and maintain positive relationships with diverse stakeholders. (Essential)

• Commitment to delivering high-quality results and continuous improvement. (Essential)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 employées et employés, membres du personnel médical, apprenantes et apprenants qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’Est de l’Ontario, de l’Ouest du Québec, du Nunavut et du Nord de l’Ontario. Les sondages sur la satisfaction des patientes et patients ont révélé à plusieurs reprises que le CHEO est le meilleur endroit pour les soins pédiatriques en Ontario, et le magazine Forbes l’a désigné à deux reprises comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada. Le président-directeur général du CHEO, Alex Munter, a reçu le prix du PDG de l’année décerné par le magazine Faces en 2020.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le poste de responsable de la coordination de projet offre une occasion intéressante de réaliser des projets d’immobilisations, dans le respect des délais et du budget, ainsi que des exigences du CHEO et de la clientèle. La personne titulaire du poste doit être motivée, minutieuse et soucieuse des délais, et avoir la capacité d’établir des relations efficaces avec les collègues et les parties prenantes. En participant à la réalisation des projets, cette personne coordonnera la planification, l’avant-projet, la réalisation du budget du projet, la mise en œuvre et l’évaluation des principaux projets et initiatives de l’installation. Elle sera chargée de collaborer avec les principales parties prenantes à la conception de plans de projet, au suivi des produits livrables et à la mise à jour des rapports d’étape sur les projets peu ou très complexes, tout en contribuant à la définition de la portée, à l’établissement du calendrier et à la réalisation du budget. Capable de faire preuve de proactivité et d’une grande minutie, la ou le titulaire du poste doit avoir une expérience démontrée de la coordination de la gestion de projets dans les domaines de l’architecture, de la conception, de la mécanique ou de l’électricité; et posséder d’excellentes aptitudes en communication (tant à l’oral qu’à l’écrit) ainsi que des compétences en présentation et en réseautage.

Relevant de la gestionnaire principale de projet ou du gestionnaire principal de projet, la personne titulaire du poste appuiera la planification et la réalisation du projet du début à la fin. Vous ferez partie d’une équipe de gestion de projet qui assurera la liaison avec divers services de l’hôpital, le ministère de la Santé, le Service du bâtiment de la Ville, les fournisseuses et les fournisseurs, entre autres, pour veiller au respect des échéanciers, des produits livrables et des budgets du projet et, au bout du compte, à sa réussite.

C’est le moment idéal pour se joindre au CHEO. Nous sommes en train de réaménager les bâtiments existants du campus pour répondre aux exigences du code tout en renouvelant les grandes infrastructures. Voici quelques-uns de nos projets : Programme de mise en œuvre de système de gicleurs, renouvellement du groupe de traitement d’air, réparation et renouvellement de l’enveloppe du bâtiment, initiatives de rénovations écoénergétiques majeures, expansion et déménagement de programmes associés à divers services, renouvellement des salles d’opération chirurgicale et préparation en vue de l’occupation de 1lieupourallermieux. En plus de certains de ces grands projets d’immobilisations, nous mettons également en œuvre des programmes annuels de dépenses en capital comme le programme de remplacement de notre système de volume d’air variable, la modernisation de notre cafétéria, la mise en œuvre d’un programme de mise à niveau de l’éclairage et la mise à niveau de notre salle et de notre équipement d’imagerie par résonance magnétique.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS : 

Principales responsabilités :

• Planification et lancement du projet :

  • Élaborer des plans de projet complets, notamment sur la portée, le budget, l’échéancier et l’affectation des ressources.

  • Aider la gestion de projet (GP) à effectuer les évaluations des risques, et rédiger des registres des risques en consultation avec les principales parties prenantes du projet.

  • Aider la GP dans la coordination avec la direction de l’hôpital et les chefs de service afin d’aligner les objectifs du projet sur les objectifs de l’organisation.

• Exécution du projet :

  • Aider la GP durant toutes les étapes de la mise en œuvre des projets, depuis l’étude de faisabilité, la conception et la construction jusqu’aux étapes de mise en service, de transfert, de l’état de préparation opérationnelle et de la gestion des déménagements.

  • Aider à gérer les équipes de projet, ce qui comprend les architectes, les ingénieures et ingénieurs, les entrepreneuses et entrepreneurs, ainsi que les sous-traitantes et sous-traitants.

  • Veiller au respect de l’ensemble des exigences réglementaires, des politiques de l’hôpital et des normes de sécurité.

• Aspects techniques :

  • Utiliser des logiciels et des outils avancés de gestion de projet pour suivre les progrès et gérer les ressources.

  • Comprendre les éléments mécaniques, électriques, médicaux et autres éléments d’infrastructure de l’hôpital.

  • Aider la GP dans l’intégration des principes de conception durable et des technologies écoénergétiques dans l’exécution du projet.

• Aspects contractuels :

  • Assurer la coordination avec le service d’approvisionnement du CHEO pour l’acquisition de services et d’ameublement, d’accessoires et d’équipement et participer aux activités d’affichage, aux évaluations et à l’attribution des marchés.

  • Définir la portée des travaux et des critères d’évaluation à l’appui des activités d’approvisionnement.

  • Aider dans l’administration des contrats types comme les ententes de service du Comité canadien des documents de construction, de l’Ordre des architectes de l’Ontario, du CHEO, etc.

  • Aider la GP à régler rapidement et efficacement tout différend ou problème contractuel.

• Budget et gestion du changement :

  • Surveiller les budgets des projets et contrôler les coûts pour éviter les dépassements.

  • Faire le suivi des dépenses afin d’assurer la responsabilité financière.

  • S’occuper du suivi, de l’examen et de la mise en œuvre en ce qui concerne la gestion du changement.

• Communication avec les parties prenantes :

  • Servir de principal point de contact pour les parties prenantes du projet, notamment le personnel hospitalier et les parties prenantes externes.

  • Fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement du projet en réglant les problèmes et en répondant aux préoccupations rapidement.

  • Faciliter la communication et la collaboration efficaces entre les membres de l’équipe du projet.

• Surveillance de la qualité et du rendement :

  • Mettre en œuvre des mesures de contrôle de la qualité pour s’assurer que les produits livrables du projet respectent les normes établies.

  • Effectuer régulièrement des inspections et des vérifications sur place pour surveiller les progrès et la conformité.

  • Corriger tout écart par rapport aux plans du projet et mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.

• Aspects liés aux rapports :

  • Préparer des rapports de projet détaillés, comme des mises à jour sur l’état d’avancement, des sommaires financiers et des évaluations des risques.

  • Superviser la tenue à jour de la documentation complète du projet, dont les contrats, les rapports et les dossiers.

  • S’assurer que toute la documentation du projet est exacte, à jour et accessible.

  • Utiliser des outils et des logiciels de production de rapports pour générer des données et des renseignements en temps réel à l’intention des parties prenantes.

QUALIFICATIONS:

• Baccalauréat en ingénierie, en architecture ou dans un domaine connexe OU combinaison d’études postsecondaires, d’expérience dans le domaine et d’expérience pertinente de la réalisation de projets de construction (essentielle)

• Certification CAPM (adjointe agréée ou adjoint agréé du chargé de projet) ou équivalente (souhaitable)

• Au moins trois (3) ans d’expérience en gestion de projet, notamment dans la réalisation de projets de construction (essentielle)

• Capacité de gérer plusieurs projets simultanément et de travailler efficacement sous pression (essentielle)

• Vérification du casier judiciaire (essentielle)

• Excellentes communications interpersonnelles et professionnelles avec les collègues et les parties prenantes internes et externes (essentielles)

• Habilité à s’exprimer en public et à faire des démonstrations (souhaitée)

• Excellent sens de l’organisation (essentiel)

• Excellente maîtrise de la suite MS Office (essentielle)

• Maîtrise de MS Project (essentielle)

• Maîtrise des logiciels et des outils de gestion de projet (essentielle)

• Capacités éprouvées d’analyse, d’évaluation et de résolution de problèmes (essentielle)

• Capacité d’établir et d’entretenir des relations positives avec diverses parties prenantes (essentielle)

• Engagement à fournir des résultats de grande qualité et engagement envers l’amélioration continue (essentielle)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.