Research Navigator | Temporary Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute

Compensation Pay Range:

Summary:

Please send your resume with a cover letter to Jennilea Courtney at researchadmin@cheo.on.ca with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-26-052

Posting Period – October 30 to November 13, 2026

TITLE: Research Navigator

Office of Research Services

Existing Vacancy

TERM: Temporary Full Time (1.0 FTE) – leave coverage for 15 months

SALARY: $41.33 – 48.00 per hour, Will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Director, Research Operations

The Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated research institute of the University of Ottawa.

We respectfully acknowledge that CHEO RI is located on the unceded, traditional territory of the Algonquin Anishinabek People, who have lived on and cared for this land since time immemorial. We honour their enduring presence and the ways their culture and stewardship have shaped and continue to nurture this land. CHEO RI also recognizes and values the historic and ongoing contributions of all First Nations, Inuit, and Métis peoples.

CHEO is a deeply trusted institution and workplace, widely regarded as a cornerstone of our community. CHEO RI advances this legacy by generating new knowledge and evidence to support CHEO in delivering world‑class care to children and youth. Our mission is to connect exceptional talent and innovative technologies to pursue life‑changing research for every child, youth, and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Research Navigator.

The Research Navigator serves as a key resource for CHEO RI researchers and their teams, helping them navigate the complex research environment. The Research Navigator provides knowledge, guidance, and operational support to ensure regulatory compliance, facilitate Research Ethics Board (REB) submissions, support industry budget negotiations, assist with contracts and human resources requirements, and address study start up needs. The role also supports the Clinical Trials Access Core and works closely with the Clinical Investigation Unit to facilitate the planning and delivery of clinical research activities. In addition, the Research Navigator provides project and operational support to the Director of Research Operations, contributing to special projects, process improvement initiatives, and enterprise-wide activities that enhance research operations and advance the strategic priorities of the CHEO RI.

RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Director, Research Operations, the Research Navigator will:

• Act as a primary resource for researchers and research staff navigating the CHEO RI research environment, with a focus on study start up, regulatory requirements, and institutional processes.
• Support and provide guidance to new researchers establishing research programs at CHEO RI.
• Provide guidance and assistance to researchers and research staff with research agreements, Research Ethics Board (REB) submissions, Health Canada submissions, and other regulatory requirements.
• Liaise with internal departments, institutional stakeholders, and research service cores to facilitate efficient study activation and project progression.
• Assist in the review, development, and negotiation of research budgets on behalf of researchers and the Institute.
• Support researchers and research staff applying to Health Canada by answering questions, providing templates and tools, reviewing Clinical Trial Applications for completeness, and assisting with the development of essential documents.
• Ensure researchers have the required infrastructure, processes, and documentation in place prior to clinical trial start up in accordance with Good Clinical Practice (GCP) requirements and institutional procedures.
• Support the Quality Assurance Office and research teams in preparation for and response to regulatory inspections, audits, and monitoring activities.
• Support the Clinical Trials Access Core and work collaboratively with the Clinical Investigation Unit to facilitate efficient and compliant clinical research operations.
• Support the RareKids-CAN Pediatric Rare Disease Clinical Trials and Treatment Network to enhance child and family centered research, clinical trial, and educational capabilities with a focus on rare diseases.
• Monitor and support CHEO RI's Institutional Approval Program and related study activation processes.
• Coordinate and support the collection, analysis, and reporting of operational metrics, including study start up timelines and other key performance indicators, to inform quality improvement initiatives.
• Provide operational, project management, and administrative support to the Director, Research Operations on strategic initiatives, operational priorities, and special projects.
• Participate in and support enterprise-wide initiatives, process improvement activities, and organizational projects designed to strengthen research operations and improve service delivery across the CHEO RI.
• Develop, maintain, and update guidance documents, templates, workflows, and educational resources to support researchers and research teams.
• Perform other related duties as assigned by the Director, Research Operations.

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Bachelor’s degree in health sciences or a related field (Required)
• Master’s degree in health sciences or a related field (Preferred)
• Knowledge of managing clinical trials (both investigator-initiated and industry-sponsored) (Required)
• Minimum 5 years’ experience working as a Research Coordinator (Required)
• Experience in working collaboratively with research teams and multi-disciplinary and/or multi-institutional research projects at the provincial and national agencies (Required)
• Strong technical skills (Microsoft 365) (Required)
• Strong working knowledge of CHEO RI and REB Policies and Procedures (Preferred)
• Exceptional knowledge of GCP and the regulated landscape for clinical research (Required)
• Experience in fostering effective communication within and among groups (Required)
• Demonstrated initiative, flexibility, and ability to work independently (Required)
• Outstanding interpersonal and organizational skills (Required)
• Exceptional verbal and written communication skills (Required)
• Very strong editing and proofreading skills (Required)
• Experience in using REDCap, project management software (Preferred)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Flexibility to work within a hybrid model that combines remote work with on‑site presence as required.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;
• Compliance with CHEO RI’s occupational health, immunization, and health‑surveillance requirements, as applicable to the role and work environment.
• Completion of a Police Record Check, in accordance with institutional and regulatory requirements.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Jennilea Courtney, by email to: researchadmin@cheo.on.ca

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to fostering an inclusive, respectful, and barrier‑free workplace where individuals are supported to bring their authentic selves to work. This commitment begins with our hiring practices, and we welcome applications from all qualified candidates.

In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), accommodations are available throughout the recruitment and selection process. Applicants requiring accommodation may contact Human Resources at researchhr@cheo.on.ca.

The CHEO Research Institute is dedicated to advancing equity, diversity, and inclusion across all areas of our work, including research, education and career development, and patient, family, and donor partnerships. We value diverse lived experiences and non‑traditional career paths, as well as strengths such as resilience, collaboration, and relationship‑building. We strongly encourage applications from members of racialized and Indigenous communities, persons with disabilities, individuals of diverse sexual orientations and gender identities, and others who bring the skills and perspectives needed to engage meaningfully with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence in its recruitment or selection processes.

Unless otherwise indicated, the primary work location is 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario (K1H 8L1). Applicants must be legally eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department

researchhr@cheo.on.ca

401 Smyth Road

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DE POSTE

Numéro d’affichage - #RI-26-052

Période d’affichage – du 30 octobre au 13 novembre, 2026

POSTE: Intervenante ou intervenant de recherche.

Bureau de services de recherche

Nouveau position

DURÉE: Temps plein, (1,0 ETP), contrat de 15 mois, remplaçant pendant un congé

SALAIRE: 41,33$ – 48,00$/heure, sera proportionnel au compétences et l’expérience

RELÈVE DE: Directrice des opérations de recherche

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario Inc. (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut de recherche affilié de l’Université d’Ottawa.

Nous reconnaissons, en tout respect, que l’IR du CHEO est situé sur le territoire traditionnel non cédé du peuple anichinabé algonquin, qui y vit et en prend soin depuis des temps immémoriaux. Nous rendons hommage à leur présence durable et aux façons dont leur culture et leur intendance ont façonné ce territoire et continuent de l’enrichir. De plus, l’IR du CHEO reconnaît les contributions historiques et actuelles des Premières Nations, des Inuits et des Métis, et y accorde une grande importance.

Le CHEO est un établissement et un milieu de travail digne de confiance et largement reconnu comme pilier de notre collectivité. L’IR du CHEO fait fructifier cet héritage en générant de nouvelles connaissances et données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial aux enfants et aux jeunes. Notre mission est de réunir des talents exceptionnels et des technologies novatrices pour poursuivre des recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.

L’Institut de recherche du CHEO a immédiatement besoin d’une intervenante ou d’un intervenant de recherche.

L’intervenante ou l’intervenant de recherche agit en tant que ressource pour aider les chercheuses et chercheurs de l’IR du CHEO et leurs équipes à s’y retrouver dans l’environnement complexe de la recherche. L’intervenante ou l’intervenant de recherche transmet des connaissances et fournit du soutien opérationnel pour assurer la conformité à la réglementation, appuyer les négociations budgétaires dans le secteur, faciliter les présentations au Comité d’éthique de la recherche, appuyer les exigences en matière de ressources humaines, aider avec les contrats, et répondre aux besoins liés au démarrage des études. La personne titulaire du poste appuie également le Cœur de l’accès aux essais cliniques et travaille en étroite collaboration avec l’Unité d’essais cliniques pour faciliter la planification et la réalisation des activités de recherche clinique. De plus, l’intervenante ou l’intervenant de recherche offre un soutien opérationnel et en matière de projets au directeur ou à la directrice des opérations de recherche, contribuant ainsi à des projets spéciaux, à des initiatives d’amélioration des processus et à des activités à l’échelle de l’entreprise qui améliorent les activités de recherche et font progresser les priorités stratégiques de l’IR du CHEO.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision d’ensemble de la directrice ou du directeur des opérations de recherche, l’intervenante ou l’intervenant de recherche devra faire ce qui suit :

• Agir à titre de ressource pour les chercheuses et chercheurs et le personnel de recherche qui doivent s’y retrouver dans l’environnement de recherche de l’IR du CHEO, en mettant l’accent sur le processus de démarrage d’une étude, les exigences réglementaires et les processus institutionnels.
• Appuyer et orienter les nouvelles chercheuses et les nouveaux chercheurs qui établissent des programmes de recherche à l’IR du CHEO.
• Donner des conseils aux chercheuses et aux chercheurs et au personnel de recherche sur les ententes de recherche, les présentations au Comité d’éthique de la recherche et celles à Santé Canada, et les aider à satisfaire à d’autres exigences réglementaires.
• Assurer la liaison avec les services internes, les parties prenantes institutionnelles et les installations principales afin de faciliter le lancement efficace des études et la progression des projets.
• Participer à l’examen, à l’élaboration et à la négociation des budgets de recherche au nom des chercheuses et des chercheurs et de l’institut.
• Soutenir les chercheuses et les chercheurs et le personnel de recherche qui présentent une demande à Santé Canada (répondre aux questions, fournir des modèles et des outils, examiner les demandes d’essais cliniques pour en vérifier l’intégralité et aider l’équipe à créer des documents essentiels).
• S’assurer que les chercheuses et chercheurs disposent de l’infrastructure, des processus et de la documentation nécessaires avant le début des essais cliniques, conformément aux exigences relatives aux bonnes pratiques cliniques et aux procédures institutionnelles.
• Appuyer l’agente d’assurance de la qualité et de la conformité réglementaire ainsi que les équipes de recherche dans la préparation aux inspections réglementaires, aux vérifications et aux activités de surveillance et lors des interventions connexes.
• Soutenir le Cœur de l’accès aux essais cliniques et travailler en collaboration avec l’Unité d’essais cliniques pour faciliter le bon déroulement des activités de recherche clinique, dans le respect des normes.
• Soutenir RareKids-CAN, un réseau national d’essais cliniques sur les maladies infantiles rares et leur traitement, afin de renforcer les capacités de recherche, d’essais cliniques et d’information centrées sur les enfants et les familles, et mettre l’accent sur les maladies rares.
• Surveiller et soutenir le programme d’approbation institutionnelle de l’IR du CHEO et les processus connexes de lancement des études.
• Coordonner et soutenir la collecte, l’analyse et la production de rapports sur les paramètres opérationnels, y compris les échéanciers de démarrage des études et d’autres indicateurs clés de rendement, afin d’éclairer les initiatives d’amélioration de la qualité.
• Fournir un soutien opérationnel, administratif et en gestion de projet à la directrice ou au directeur des opérations de recherche, pour les initiatives stratégiques, les priorités opérationnelles et les projets spéciaux.
• Participer et appuyer les initiatives à l’échelle de l’entreprise, les activités d’amélioration des processus et les projets organisationnels conçus pour renforcer les activités de recherche et améliorer la prestation de services dans l’ensemble de l’IR du CHEO.
• Élaborer et tenir à jour des documents d’orientation, des modèles, des flux de travail et des ressources éducatives pour soutenir les chercheuses et chercheurs ainsi que les équipes de recherche.
• Effectuer des tâches connexes assignées par la directrice ou le directeur des opérations de recherche.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Baccalauréat en sciences de la santé ou dans un domaine connexe (essentiel)
• Maîtrise en sciences de la santé ou dans un domaine connexe (essentiel)
• Connaissance de la gestion d’essais cliniques (à la fois menés à l’initiative de chercheuses et de chercheurs, et parrainés par le secteur) (essentiel)
• Au moins 5 ans d’expérience à titre de coordonnatrice ou de coordonnateur de la recherche (essentiel)
• Expérience de la collaboration avec des équipes de recherche et au sein de projets de recherche multidisciplinaires ou multi-institutionnels dans des organismes provinciaux et nationaux (essentiel)
• Solides compétences techniques (Microsoft 365) (essentiel)
• Solide connaissance pratique des politiques et des procédures de l’IR du CHEO et du Comité d’éthique de la recherche (un atout)
• Connaissance exceptionnelle des bonnes pratiques cliniques et du paysage réglementé de la recherche clinique (essentiel)
• Expérience de la promotion d’une communication efficace au sein de groupes et entre groupes (essentiel)
• Sens de l’initiative, souplesse et capacité manifestes à travailler de façon autonome (essentiel)
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et organisationnelles (essentiel)
• Compétences exceptionnelles en communication orale et écrite (essentiel)
• Excellentes compétences en révision et en correction d’épreuves (essentiel)
• Expérience de l’utilisation de REDCap et de logiciels de gestion de projet (un atout)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Possibilité de travailler selon un mode hybride qui combine le travail à distance et la présence sur place, au besoin.

AUTRES EXIGENCES

• Autorisation de travailler au Canada.

• Conformité aux exigences de CHEO RI en matière de santé au travail, de vaccination et de surveillance de la santé, telles qu'elles s'appliquent au rôle et à l'environnement de travail.

• Réalisation d'un contrôle des antécédents judiciaires, conformément aux exigences institutionnelles et réglementaires.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à Jennilea Courtney par courriel à l’adresse suivante: researchadmin@cheo.on.ca.

L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante : researchhr@cheo.on.ca.

L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

researchhr@cheo.on.ca

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA