Responsable Contrôle et Facturation (H/F)

Fleetch est une entreprise franco-ivoirienne, filiale du groupe Heetch, dont la mission est de proposer la location de véhicules à des chauffeurs professionnels (VTC), en location simple ou en Drive to Own (travaillé-payé). En Côte d'Ivoire, Fleetch gère une flotte de plusieurs centaines de véhicules (thermiques et électriques) et une équipe terrain dédiée à l'exploitation quotidienne : gestion des chauffeurs, maintenance, suivi des loyers, performance et qualité de service.

L'entreprise entre dans une phase de structuration et de renforcement de ses standards opérationnels, notamment sur le pilotage financier de son activité de location.

Nos valeurs :

• Make it happen : Nous allons au bout des choses avec détermination.

• Think Different : Nous remettons en question le statu quo, créons et explorons.

• Be kind : Nous prenons soin les uns des autres.

• Play for the team : L'aventure est plus belle et plus forte ensemble.

Ton rôle : le chef d'orchestre de la flotte

La facturation des chauffeurs (loyers, prestations, pénalités) est au cœur du modèle économique de Fleetch. Elle donne lieu, ponctuellement, à des demandes de réduction ou d'annulation de facture de la part des chauffeurs, pour des raisons variées (panne, immobilisation, litige, etc.).

Ces demandes remontent aujourd'hui par la chaîne opérationnelle (chauffeur → Ops → Responsable Ops), qui peut à la fois instruire la demande et en bénéficier. Ce cumul crée un risque de conflit d'intérêts avéré.

Pour fermer cette brèche, Fleetch crée un poste de Responsable Facturation, totalement indépendant de la ligne hiérarchique Opérations (bureau séparé, reporting distinct), chargé de valider, ou non, en dernier ressort toute réduction ou annulation de facture chauffeur.

Tes responsabilités principales :

Tu es le garant de l'intégrité de la facturation chauffeurs chez Fleetch Côte d'Ivoire. Concrètement :

1. Instruire et arbitrer les demandes de réduction/annulation

• Réceptionner les dossiers transmis par les Responsables Opérations (après validation de leur part) concernant une demande de réduction ou d'annulation de facture initiée par un chauffeur.
• Mener une véritable enquête sur chaque dossier : vérifier les pièces justificatives, croiser les données (historique du véhicule, du chauffeur, de l'Ops concerné), au besoin contacter directement le chauffeur ou solliciter des preuves complémentaires.
• Accepter, modifier (ex. réduction partielle plutôt que totale) ou refuser la demande, en appliquant strictement les règles et barèmes de l'entreprise — avec un principe directeur clair : une réduction ou annulation n'est jamais accordée par défaut, elle doit être justifiée au-delà du doute raisonnable.
• Documenter systématiquement la décision et sa motivation.

2. Faire respecter la politique de facturation de l'entreprise

• Être le référent unique des règles internes de facturation (barèmes, motifs légitimes de réduction, plafonds, procédures).
• Faire remonter toute demande de clarification ou d'évolution de la politique auprès du Head of Operations et du Country Manager.
• Refuser toute pression, quelle qu'en soit l'origine (Ops, Responsable Ops, chauffeur), qui viserait à contourner la procédure ou les règles.

3. Produire un reporting quotidien sans exception. Chaque jour, tu adresses au Head of Operations et au Country Manager un rapport complet reprenant :

• le nombre et le volume (en montant) de demandes traitées dans la journée ;
• la répartition acceptées / modifiées / refusées, avec motifs ;
• les montants totaux de réductions et annulations accordés, par Responsable Ops et par secteur ;
• les cas suspects ou atypiques (fréquence anormale, montants récurrents, même chauffeur, même Ops) ;
• une alerte explicite si un ou plusieurs Responsables Ops semblent abuser du dispositif (volume ou taux de demandes anormalement élevé, patterns suspects).

4. Contribuer à la détection de la fraude

• Identifier les schémas récurrents (mêmes binômes chauffeur/Ops, montants ronds, timing suspect) et les signaler immédiatement, en dehors même du rapport quotidien si l'urgence le justifie.
• Proposer des améliorations de process pour fiabiliser davantage la chaîne de facturation.
• Collaborer ponctuellement avec l'audit interne ou la direction en cas d'investigation approfondie.

Ce que ce poste n'est pas

• Ce n'est pas un poste Opérations : tu ne géres pas les chauffeurs, tu ne fixes pas les plannings, tu n'es rattaché à aucun manager Ops.
• Ce n'est pas un poste de « chambre d'enregistrement » : ton rôle par défaut est le refus, l'acceptation étant l'exception justifiée.
• Ce n'est pas un poste où la relation avec les Ops prime sur la règle : en cas de désaccord persistant avec un Responsable Ops, l'arbitrage final remonte au Head of Operations, jamais un contournement de ta décision.

• Formation Bac+3/5 en finance, comptabilité, audit, contrôle de gestion ou équivalent.
• Une première expérience (2 à 5 ans) en contrôle interne, audit, facturation, recouvrement ou anti-fraude est un vrai plus.
• Rigueur et intégrité à toute épreuve : c'est la qualité non négociable du poste.
• Capacité à résister à la pression sociale et hiérarchique — y compris quand des Responsables Ops insistent ou tentent de peser sur une décision.
• Sens de l'investigation : tu sais lire des données, repérer une incohérence, poser les bonnes questions.
• Excellente capacité rédactionnelle pour produire un reporting clair et exploitable, tous les jours, sans exception.
• À l'aise avec les outils de gestion/facturation et Excel (ou équivalent) pour croiser les données.
• Discrétion et sens de la confidentialité : tu manies des informations sensibles sur des collègues.

Qu’est ce que nous offrons ?

• Un cadre de travail agréable dans des bureaux tout neufs, au cœur de Cocody Faya.
• Une bonne ambiance de travail avec des évènements d’entreprise tous les mois.
• Un esprit start-up où tu vas en apprendre plus sur l’entrepreneuriat. 
• Un salaire compétitif et du matériel informatique : Package fixe + partie variable indexée sur la maximisation de la facturation effective (montant facturé conservé / réductions et annulations évitées), afin d'aligner tes intérêts sur ceux de l'entreprise plutôt que sur ceux des chauffeurs ou des équipes Ops.
• Bureau et ligne hiérarchique strictement séparés des équipes Opérations, pour garantir ton indépendance.
• Accès direct et permanent au Head of Operations et au Country Manager pour toute alerte urgente, en dehors du rapport quotidien.

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Fleetch, tu travailles pour une start-up au sein d'une entreprise du groupe Heetch : tu bénéficies à la fois de la liberté de structurer un poste stratégique et neuf, et des ressources d'un groupe installé. Sur un poste à fort impact, tu seras directement responsable de la fiabilité financière d'une activité en forte croissance — un rôle clé, visible, avec un accès direct à la direction.

Nos engagements visent à construire une équipe composée de profils et de parcours différents. Même si tu ne coches pas toutes les cases ci-dessus, si ce poste résonne avec ta rigueur et ton sens de l'intégrité, postule. 

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🌈 Convaincus que tout un chacun a la capacité de collaborer au sein de notre entreprise, nous accordons une importance primordiale à la diversité et l'égalité des chances face à l'emploi. 🌍 Nous nous efforçons de garantir un environnement de travail sûr et inclusif. Nos engagements visent à construire une équipe composée de backgrounds différents, aux compétences variées et venant d'horizons différents.