Sales - Administration support - CDD

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Ayvens est le leader du leasing opérationnel à Luxembourg, en Europe et dans le monde. Société de services dont l’actionnaire principal est le groupe Société Générale, Ayvens place le client au cœur de son organisation. Notre force, c’est notre équipe : 155 personnes qui, par leur enthousiasme, leur engagement et leur bonne humeur développent l’entreprise depuis 1985.

Ayvens à Luxembourg est aussi une des toutes premières sociétés à s’être engagée pour la RSE, la Responsabilité Sociétale des Entreprises, en obtenant le label de l’INDR en 2011 et en signant la charte de la Diversité en 2013.

En 2017, 2019, 2021 et 2023 l’institut Great Place To Work® a certifié Ayvens Luxembourg en tant qu’entreprise dans laquelle il fait bon travailler à l’issue d’une enquête menée auprès de tous ses collaborateurs.

Votre mission :

Au sein du Département Commercial, le Sales Administration Support a en charge la gestion administrative d'un portefeuille clients au sein du département commercial.

Vous intervenez aux côtés des Sales Internal Mobility Consultants dans la tenue du portefeuille client.

Votre rôle est de :

• Soutenir les Sales Mobility Consultants interne et externe dans la gestion administrative du portefeuille / dans le développement du portefeuille et le renouvellement des contrats en cours.
• Contribuer au traitement des requêtes commerciales, (production d'offres, créations clients, commandes et suivi) (demande de modification contrat, valeur résiduelle, création ou modification d’offres, etc.) afin de garantir efficacité et réactivité
• Participer activement aux contrôles internes (Audit, GPS...)
• Assurer le suivi de la signature de l’offre à la commande (accord crédit et création du dossier),
• Mettre en place des actions de relance téléphonique auprès de clients ciblés
• Veiller à recueillir les informations quant à l’adéquation des offres demandées par rapport aux besoins du client
• Contacter les clients pour garantir une relation commerciale suivie
• Assurer la permanence du service en l’absence des collègues
• Suivi et alimentation de Sales Force

• Assurer le suivi de l’administration des ventes en assurant et vérifiant la qualité de la base de données, des règles KYC et autres règles en vigueur depuis la création de l’offre jusqu’à la commande

Votre profil :

• Formation de type supérieur, à orientation commerciale, économique ou juridique
• Maîtrise du français et de l’allemand (l’anglais et le luxembourgeois représentent de sérieux atouts)
• Passionné par l’automobile, vous avez un sens commercial développé
• Organisation, résistance au stress et gestion des priorités font partie de vos qualités
• A l’aise avec les chiffres, vous avez une forte capacité d’analyse
• Esprit d’équipe et solidarité font partie de vos valeurs

Nos avantages extra-légaux :

• Carte Pluxee
• Carte Sympass
• Prime de fin d’année 13è mois
• Un salaire attrayant adapté à notre barème

Autres avantages :

• Horaires flexibles entre 7h et 19h
• Télétravail en accord avec les règlementations
• Parking gratuit et accès facile via transports en commun

Processus de recrutement :

• Un entretien RH
• Un entretien avec le Manager

Pourquoi nous rejoindre ? 

• Un rôle central au cœur de l'activité commerciale.
• Des missions variées combinant analyse, administration et relationnel.
• Une collaboration étroite avec les équipes Sales, Procurement et les partenaires externes.
• L'opportunité de contribuer activement à l'amélioration des processus et à la réussite commerciale de l'entreprise.

Nous vous offrons :

• La possibilité de travailler avec un employeur engagé : en matière de RSE, de diversité, du bien-être de ses collaborateurs et qui lutte contre les discriminations.
• Rejoindre un leader du marché et faire partie d’un groupe international très dynamique.
• Un environnement de travail convivial fondé sur le respect et la confiance, au sein d’une équipe enthousiaste et motivée.
• Un dispositif de formation et d’accompagnement de qualité.
• Un soutien dans votre développement, tant dans votre poste que dans l’entreprise.

Nous valorisons la diversité des parcours et accueillons des candidatures issues d’horizons professionnels variés.

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Why Ayvens?  

With over 3.1 million vehicles managed across more than 40 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.