Missions & responsabilités principales
Gestion administrative & suivi budgétaire, coordination de l’agenda & logistique, support à la gestion d’équipe (~50%)
Gestion administrative & suivi budgétaire
- Assurer le suivi des budgets de fonctionnement du service
- Gérer les engagements de dépenses : création des bons de commande, suivi des factures et imputations
- Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs
- Consolider les données de reporting pour le pilotage de l’activité
- Veiller au respect des procédures internes
Coordination de l’agenda & logistique
- Organiser et optimiser l’agenda du manager en fonction des priorités du service
- Planifier et coordonner les réunions stratégiques et transverses (réservations, invitations, logistique)
- Veiller à la bonne organisation et à l’efficacité des réunions
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique)
- Assurer le suivi administratif lié aux déplacements et aux événements
Support à la gestion d’équipe
- Relayer les informations clés auprès de l’équipe (emails, invitations, communications internes)
- Planifier les réunions d’équipe et les événements internes (séminaires, comités éditoriaux)
- Mettre à jour les différents plannings (présence équipe, CODI, réunions majeures) avec une vision à court et moyen terme
- Suivre les absences de l’équipe
- Assurer le suivi des notes de frais du manager
- Participer au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, matériel, outils internes)
- Organiser l’envoi des vœux de fin d’année (mise à jour des contacts, coordination des envois, gestion des dotations)
- Assurer la récupération hebdomadaire du courrier du service
- Contribuer à la communauté des assistant(e)s (partage de bonnes pratiques, participation aux réunions, amélioration continue des outils et process)
Organisation d’événements & relations publiques (~30%)
- Participer à l’organisation d’événements internes et externes (relations publiques)
- Coordonner les prestataires et piloter les aspects logistiques
- Négocier les devis dans le respect des budgets définis
- Contribuer à la création des supports événementiels (invitations, programmes, briefs, etc.)
- Réaliser les bilans post-événements
- Garantir le bon déroulé des événements (présence possible en soirée)
Suivi opérationnel des actions RP (~20%)
- Mettre à jour les bases de données de contacts RP
- Gérer les invitations, relances et remerciements
- Assurer le suivi logistique des opérations (dotations, envois, etc.)
- Suivre les budgets liés aux actions de relations publiques
- Assurer le suivi des relations avec les agences et partenaires
Si vous vous reconnaissez dans la description ci-dessous, n’hésitez pas à postuler !
- Expérience préalable en assistanat et/ou en suivi administratif, avec souhait de développer / expérience en communication
- Maîtrise d'outils de bureautique et de planification; plus si maîtrise de suites créatives (Canva, suite Adobe)
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Job Posting End Date:
Target Hire Date:
2027-01-04
Target End Date:
2027-06-30
