Coordonnateur(trice) d’installation / Installation Coordinator

Stanley Access Technologies est reconnue comme un chef de file de l’industrie dans la fabrication, l’installation et l’entretien de portes automatiques. L’expansion de notre gamme de produits et de services a entraîné une croissance significative de notre activité de service. Joignez-vous à notre équipe de classe mondiale composée de résolveurs de problèmes assidus, d’innovateurs, de penseurs nouveaux et de communicateurs qui inspirent et motivent les autres. 

Coordonnateur(trice) d’installation - Stanley Access Technologies  

Le(la) coordonnateur(trice) d’installation est responsable de la gestion de tous les projets d’installation. Cette personne agit à titre de chef de projet pour les chantiers d’installation, commande les matériaux et fournitures nécessaires pour compléter les installations selon les spécifications du client, planifie les installateurs et coordonne avec les clients la disponibilité des chantiers, prépare des prévisions et participe aux appels opérationnels quotidiens et hebdomadaires.  

Ce que vous ferez :  

• Gérer tous les projets d’installation et agir comme chef de projet pour les chantiers d’installation.  

• Créer le dossier de travail à partir des renseignements fournis lors de la saisie de la commande.  

• Prendre contact initial avec les clients et coordonner le calendrier d’installation des portes automatiques.  

• Travailler avec le vendeur et le client lorsqu’il y a des exigences d’installation particulières.  

• Planifier l’installation pour respecter la date d’installation souhaitée par l’entrepreneur.  

• Suivre les changements sur le chantier et planifier les réunions et inspections demandées sur place.  

• Effectuer des vérifications préalables sur site lorsque nécessaire.  

•  Travailler avec le vendeur pour l’informer des ordres de changement nécessaires, si requis.  

• Commander tout le matériel nécessaire à l’installation dans les délais appropriés.  

• Émettre le STO ou le bon de commande (PO) pour le matériel nécessaire à l’installation.  

• Collaborer avec le gestionnaire d’entrepôt pour le matériel de classe II et classe III requis.  

• Collaborer avec l’usine pour toute question liée au matériel de classe I.  

• Communiquer tout problème lié au matériel au vendeur et travailler avec lui et le client au besoin.  

• Maintenir l’échéancier et le réviser quotidiennement avec le gestionnaire d’entrepôt afin de s’assurer que les travaux sont préparés pour les techniciens selon les besoins.  

• Planifier les techniciens d’installation en fonction de la disponibilité des chantiers. 

• Coordonner toute exigence de timing particulière avec le client ou tout besoin spécial comme des réunions de sécurité préalables sur site.   

• Passer en revue l’échéancier au besoin avec le gestionnaire de construction et les vendeurs.   

• Obtenir des informations détaillées des techniciens lorsque le travail n’est pas terminé le même jour, afin d’évaluer l’avancement du chantier.   

• S’assurer que la documentation est correctement remplie par les techniciens, y compris le JCS, la feuille Door ID et tout formulaire de paiement spécial requis. 

• Vérifier que le chantier est complété conformément à la politique de l’entreprise et à la loi Sarbanes-Oxley.  

• Revoir l’inventaire utilisé avec les techniciens et apporter les ajustements nécessaires sur la commande de vente dans Dynamics365.   

• Saisir les identifiants des portes (Door IDs) dans DYNAMICS365 avec les informations de garantie et l’emplacement des portes.  

• Envoyer les JCS au service de facturation corporatif et maintenir la base de données de facturation. Se familiariser avec les formulaires ou besoins particuliers du client/preneur et les joindre au JCS si nécessaire.  

• Au besoin, coordonner les facturations partielles avec le gestionnaire de construction et soumettre les approbations de facturation partielle au service de facturation corporatif. Une fois approuvées, préparer les factures partielles pour traitement et les ajouter à la base de données de facturation.  

• Surveiller la base de données de facturation afin de s’assurer que toutes les facturations ont été traitées/ réglées.  

Ce dont vous avez besoin pour réussir :  

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent (GED)   

• Expérience en coordination dans un environnement de construction ou industriel  

• Excellentes compétences informatiques, en communication et interpersonnelles  

• Grand souci du détail et excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément  

Compétences et connaissances additionnelles souhaitées :  

• Baccalauréat en administration des affaires et/ou en marketing  

• Expérience en gestion de projet ou en finance  

• Expérience avec Dynamics365 

Pourquoi travailler chez nous ?   

Allegion est l’endroit idéal pour faire évoluer votre carrière si :   

•  Vous recherchez une opportunité enrichissante qui vous permet d'aider réellement les autres. Avec des milliers d'employés et de clients à travers le monde, les occasions d'avoir un impact réel ne manquent pas. Comme l'indiquent nos valeurs : « C'est votre entreprise, prenez-en les rênes ».   
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Ce que nous vous offrons :   

• Un engagement envers la Diversité, l'Inclusion et le sentiment d'appartenance : faire la différence et agir avec détermination.   
• Un environnement d'équipe dynamique, influent et axé sur la collaboration transversale.   
• Des opportunités d'exploiter vos forces uniques grâce aux évaluations et au coaching CliftonStrengths.   

• Des plans de développement individuels personnalisés et des parcours d'évolution pour vous aider à libérer votre plein potentiel et faire progresser votre carrière chez Allegion.   
• Un salaire de base compétitif.   
• Des assurances maladie et dentaire, ainsi que d’autres protections vous aidant à « rester en sécurité et en bonne santé ».   
• Le remboursement des frais de formation/scolarité.   
• Des rabais offerts aux employés.   
• Un engagement communautaire et des occasions de contribuer à la communauté, afin de « servir les autres avant soi-même ».   

Informations complémentaires :   

Utilisation de l'IA pour la présélection ou la sélection des candidatures : Non   

S'agit-il d'un poste actuellement vacant : Oui   

Postulez dès aujourd'hui !   

Rejoignez notre équipe d'experts dès aujourd'hui et aidez-nous à faire du monde de demain un endroit plus sûr !   

Vous hésitez à postuler parce que votre expérience ne correspond pas exactement au profil ?   Des études ont montré que certaines personnes sont moins enclines à postuler à une offre d'emploi si elles ne remplissent pas la totalité des compétences exigées et souhaitées. Chez Allegion, nous nous engageons à bâtir un environnement de travail diversifié, inclusif et authentique. Ainsi, si ce poste vous intéresse mais que votre parcours ne correspond pas parfaitement à chaque point de la description, nous vous encourageons tout de même à tenter votre chance. Vous êtes peut-être la personne idéale pour ce poste ! 

Stanley Access Technologies is recognized as an industry leader in the manufacturing, installation, and servicing of automatic doors. Our growing product and service offerings have driven significant growth for our service business. Join our world class team of diligent problem solvers, innovators, fresh thinkers, and communicators who excite and inspire others. 

Install Coordinator - Stanley Access Technologies 

The Installation Coordinator is responsible for management of all installation projects. This individual acts as project manager for installation jobs, orders materials and supplies needed to complete installations as per the customers specifications, schedules installers and coordinates with customers as to job-site readiness, prepares forecasts and participates in daily and weekly operational calls.  

What You Will Do:  

• Manage all install projects and act as a Project Manager for installation jobs.  

• Create job file from information provided through order entry.   

• Make initial contact with customers and coordinate installation schedule of automatic doors.  

• Work with the salesperson and customer when there are any special installation requirements.  

• Schedule installation to meet the contractors desired installation date.  

• Keep up with changes in the job and schedule requested on-site meetings and walk-throughs.   

• Perform pre-job on-site checks when necessary.  

• Work with the salesperson to inform them of needed change orders if necessary.  

• Order all necessary material for the installation in the appropriate time frame.  

• Issue the STO or PO for the material needed for installation.   

• Work with the Warehouse Manager on Class II and Class III material needed.   

• Work with the factory with on any Class I material related issues.  

• Communicate any material related issues to the salesperson and work with them and the customer when necessary.  

• Maintain the schedule and review it daily with the Warehouse Manager to ensure jobs are pulled for the technicians as required.  

• Schedule the installation technicians according to jobsite readiness.  

• Coordinate any special timing requirement with the customer or any special needs such as pre-job, on-site safety meetings.  

• Review the schedule as needed with the Construction Manager and the Salespeople.  

• Obtain detailed information from the technicians when the job is not completed the same day on the progress of the job.  

• Assure paperwork is properly filled out by technicians including the JCS, Door ID sheet and any special payment forms required.  

• Verify that job is completed per company policy/Sarbanes Oxley  

• Review inventory used with the technicians and make any adjustments necessary on the Sales Order in Dynamics365.   

• Enter the Door IDs into Dyamics 365 with warranty and door location information.   

• Send JCS to the corporate billing department and maintain the billing database. Be familiar with any special forms or needs of the customer/contractor and submit with JCS when necessary.  

• When necessary, coordinate partial billings with the Construction Manager and submit partial billing approvals to the corporate billing department. Once approved, deliver partial billings to prepare them for billing and add to the billing database.  

• Monitor the billing database to ensure that all billings have cleared.  

What You Need to Succeed:  

• High School Diploma or GED  

• Coordinator experience in a construction or industrial environment  

• Excellent computer, communication, and interpersonal skills  

• Strong attention to detail & excellent multi-tasking ability  

Additional Preferred Skills & Knowledge:  

• Bachelor’s Degree in Business Administration and/or Marketing.  

• Project Management or Finance Background  

• DYNAMICS365 Experience 

Why Work for Us?   

Allegion is a Great Place to Grow your Career if:   

• You're seeking a rewarding opportunity that allows you to truly help others.  With thousands of employees and customers around the world, there’s plenty of room to make an impact. As our values state, “this is your business, run with it”.  

• You’re looking for a company that will invest in your professional development.  As we grow, we want you to grow with us.   

• You want a culture that promotes work-life balance.  Our employees enjoy generous paid time off, because at Allegion we recognize that you have a full life outside of work!    

• You want to work for an award-winning company that invests in its people. Allegion is proud to be a recipient of the Gallup Exceptional Workplace Award for the second year in a row, recognizing our commitment to employee engagement, strengths-based development, and unlocking human potential.  

What You’ll Get from Us:   

•  A commitment to Diversity, Inclusion & Belonging: making a difference and leading with purpose   

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Additional Disclosures:   

• AI is used in applicant screening or selection: No  

• Is this for a current vacancy: Yes   

Apply Today!  

Join our team of experts today and help us make tomorrow’s world a safer place!   

Not sure if your experience perfectly aligns with the role? Studies have shown that some people are less likely to apply to jobs unless they meet every single qualification and every single preferred qualification of a job posting. At Allegion, we are dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace. So, if you’re excited about this role but your past experience doesn’t align perfectly with every item in the job description, we encourage you to apply anyway. You may be just the right candidate for this role.