R&D Operations Manager (w/m/d)

Über die Rolle 

Als R&D Operations Manager:in unterstützt du unser R&D-Team fachlich und organisatorisch bei administrativen, operativen und controllingnahen Aufgaben. Du unterstützt die Koordination, Abrechnung und Dokumentation unserer Forschungs- und Förderprojekte sowie die operative Betreuung zentraler R&D-Prozesse, Reporting- und Kommunikationsformate und Softwaretools. 

Die Rolle eignet sich besonders für Personen mit erster Erfahrung im Controlling, Projektmanagement, Operations- oder Assistenzbereich, idealerweise im Forschungs-, Innovations- oder Fördermittelumfeld. Wichtig sind ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein Verständnis für administrative und organisatorische Abläufe sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein und die Fähigkeit, Informationen und Aufgaben strukturiert zu bearbeiten. Zudem bringst du Interesse an neuen Technologien und Freude an einer unterstützenden Rolle im Team mit. 

Dein Aufgabenbereich umfasst: 

• Unterstützung im R&D Controlling, Reporting und Fördermanagement, einschließlich Datenaufbereitung, Pflege relevanter Reporting- und Dokumentationssysteme sowie Unterstützung bei Abrechnungs- und Nachweisprozessen. 
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektanträgen, Administration von Forschungs- und Förderprojekten, Nachverfolgung von Fristen und Anforderungen sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung projektrelevanter Unterlagen und Dokumentationen.  
• Koordination von Terminen, Workshops und Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Nachverfolgung von Aufgaben. 
• Unterstützung bei der Dokumentation, Organisation und Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsabläufen. 
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Berichten, Newslettern und weiteren Kommunikationsmaterialien, insbesondere zur nachvollziehbaren Darstellung von Projektständen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen. 
• Organisation und Betreuung von Umfragen, Feedbackformaten sowie internen Veranstaltungen und Lernformaten 
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des R&D-Teams sowie Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern. 

Über dich 

Mindestanforderungen 

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium in einem kaufmännischen, wirtschaftlichen oder vergleichbaren Bereich 
• Erste Erfahrung in Operations-, Assistenz-, Projektkoordinations-, Controlling- oder vergleichbaren Support-Funktionen 
• Interesse an Forschungs-, Innovations- oder Technologiethemen sowie die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten 
• Hohes Maß an Sorgfalt, Qualitätsbewusstsein und Verlässlichkeit im Umgang mit Daten, Verträgen, Nachweisen, Fristen und projektrelevanten Dokumenten 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise 

Bevorzugte Anforderungen 

• Erfahrung im Forschungs-, Innovations- oder Projektumfeld 
• Verständnis für projektbezogene Dokumentations-, Nachweis- und Compliance-Anforderungen 
• Erfahrung mit Reporting-, Fördermittel-, Controlling- oder Administrationsaufgaben 
• Erfahrung mit der Organisation von Workshops, Meetings, Events oder bereichsübergreifenden Projekten 
• Kenntnisse digitaler Arbeits-, Kollaborations- und Reportingtools, z. B. Microsoft 365 (Excel, Word, Powerpoint), SharePoint, Miro, Wrike, Power BI oder vergleichbarer Anwendungen 

Was wir bieten

• Ein unbefristeter, All-in Vertrag mit 25 Urlaubstagen.
• Flexible Arbeitsweise: Wir legen großen Wert auf regelmäßige persönliche Zusammenarbeit im Büro, und bieten auch die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice sowie die Option, bis zu 40 Tage im Jahr aus dem Ausland zu arbeiten.
• Attraktive Zusatzleistungen: Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge, Sprachkurse (Englisch/Deutsch) und Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten nachhaltigen Marken. Darüber hinaus unterstützen Dich unsere externen Partner im Bereich mentale Gesundheit, um Deine psychische Gesundheit durch anonyme Einzel- oder Gruppensitzungen zu stärken.
• Virtuelles Aktienprogramm: Profitiere von GROPYUS Erfolg durch unser Virtuelles Aktienprogramm.
• Eigenverantwortung: Du kannst wirklich etwas bewirken – auf allen Ebenen unserer Organisation. Finde Lösungen, treibe sie voran, teste und implementiere sie.
• Die Chance, Teil von etwas Großem zu sein: Unsere Mission ist es, eine ganze Branche neu zu denken. Hilf uns dabei, das Bauwesen neu zu erfinden und nachhaltiges, erschwingliches Wohnen zu fördern.
• Ein vielfältiges und bereicherndes Arbeitsumfeld: Werde ein geschätztes Mitglied eines wunderbar vielfältigen Teams von Menschen aus über 50 Ländern. Bei GROPYUS legen wir großen Wert auf Inklusion und sorgen dafür, dass sich jeder – unabhängig von seinem Hintergrund – als Teil der Gemeinschaft fühlt. So werden unsere Unterschiede zu Stärken, die uns als Team weiterbringen.